Der Mitarbeitervertrag ist die Grundlage für Urlaubsanspruch, Arbeitszeit und Überstunden – Kigana berechnet alle drei aus den Angaben im Vertrag. Deshalb lohnt es sich, jeden Vertrag von Anfang an korrekt anzulegen.
Hinweis: Falls dir im Laufe der Zeit auffällt, dass ein Vertrag falsch eingestellt wurde, wende dich an unseren Kundensupport. Wir helfen dir dabei, die Zeiten im Nachgang zu korrigieren.
Arbeitsvertrag erstellen
Schritt 1: Gehe im Hauptmenü auf Team und klicke auf das gewünschte Teammitglied.
Schritt 2: Öffne den Tab Verträge und klicke auf Vertrag hinzufügen.
Schritt 3: Fülle die Arbeitsvertragsdetails aus: Vertragszeitraum, Urlaubsanspruch, Arbeitsstunden, Lohn und Zeiterfassung. Zu jeder Option findest du über das ?-Symbol eine kurze Erklärung. Den anteiligen Urlaubsanspruch dieses Jahres zeigt dir Kigana direkt an.
Wichtig: Standardmäßig beginnt auch die Zeiterfassung mit dem Datum unter Gültig von. Aktiviere Alternatives Startdatum für Zeiterfassung, wenn die Zeiterfassung an einem anderen Tag starten soll als der Vertrag – zum Beispiel, wenn der Urlaubsanspruch ab dem Vertragsbeginn gelten soll, die Arbeitszeiten aber erst später erfasst werden. Der Vertragsbeginn bleibt für die Urlaubsberechnung maßgeblich.
Schritt 4: Klicke auf Weiter, durchlaufe Urlaubsanpassung und Bestätigung und klicke auf Abschließen, um den Vertrag zu speichern.
Vertragsarten
Jeder Mitarbeitervertrag ist entweder unbefristet oder befristet:
- Unbefristet – Der Vertrag hat kein Enddatum und bleibt aktiv, bis er manuell beendet wird.
- Befristet – Der Vertrag hat ein festgelegtes Enddatum, nach dem er automatisch endet.
Aktive Verträge verwalten
Soll ein unbefristeter Vertrag beendet werden, zum Beispiel bei einem Rollenwechsel oder geänderten Konditionen, kannst du ihn manuell durch das Festlegen eines Enddatums schließen.
Mehrere Verträge
Du kannst für dasselbe Teammitglied im Laufe der Zeit mehrere Verträge anlegen.
Wichtig: Verträge dürfen sich zeitlich nicht überschneiden. Jeder Vertrag definiert einen klaren Gültigkeitszeitraum, der festlegt, welche Konditionen – wie etwa der Urlaubsanspruch – zu einem bestimmten Zeitpunkt gelten.
Urlaubsanspruch
Der Urlaubsanspruch ergibt sich vollständig aus dem Vertrag:
- Jährliche Urlaubstage – Jeder Vertrag legt einen jährlichen Anspruch fest (z. B. 30 Tage pro vollem Jahr). Ist der Vertrag weniger als 12 Monate gültig, wird der Anspruch automatisch anteilig berechnet.
- Urlaubszuteilungen – Zu Beginn jedes Kalenderjahres teilt Kigana die Urlaubstage aus dem aktiven Vertrag zu. Die anteilige Zuteilung für das aktuelle Jahr siehst du schon in der Vorschau, bevor du den Vertrag speicherst.
- Übertrag und Verfall – Nicht genutzter Urlaub aus dem Vorjahr wird automatisch übertragen. Alle übertragenen Tage verfallen am 31. März des neuen Jahres.
- Manuelle Anpassungen – Du kannst jederzeit Urlaubstage hinzufügen oder abziehen, etwa für Korrekturen, Boni oder unbezahlten Urlaub. Solche Anpassungen wirken sich unmittelbar auf das Urlaubsguthaben aus.
- Urlaubsguthaben – Das Urlaubsguthaben zeigt den gesamten verfügbaren Urlaub und setzt sich zusammen aus Vertragszuteilungen, Übertrag aus dem Vorjahr, manuellen Anpassungen und bereits beantragten Urlaubstagen.
Arbeitsstunden
Die Arbeitszeit im Vertrag ist die Basis für Abwesenheiten und Überstunden:
- Stunden pro Woche – Die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit (z. B. 40 Stunden). Sie ist die Grundlage für die anteilige Berechnung von Urlaub, Abwesenheiten und Überstunden.
- Erwartete tägliche Arbeitsstunden – Die Verteilung der Wochenstunden auf die einzelnen Wochentage (Montag bis Sonntag). Über Erwartete Arbeitsstunden automatisch ausfüllen verteilt Kigana die Wochenstunden gleichmäßig; alternativ trägst du die Stunden pro Tag manuell ein – etwa bei unterschiedlich langen Arbeitstagen. Die Summe der Tagesstunden muss den Wochenstunden entsprechen.