Zeiten und Abwesenheiten erfassen

Die Zeiterfassung ist das Kernstück von Kigana. Damit sie korrekt funktioniert, sollten die Verträge aller Teammitglieder bereits vollständig eingerichtet sein. Die Web-Version der Zeiterfassung eignet sich vor allem für Leitungen, um Zeiten einzusehen und zu überprüfen. Für Teammitglieder ist die Zeiterfassung am einfachsten über die mobile App zu erledigen.

Zeiten erfassen

Schritt 1: Gehe im Hauptmenü auf Zeiterfassung.

Hinweis: In der Zeiterfassungsansicht siehst du auf einen Blick dein wöchentliches Stundenziel (aus deinem Vertrag), die bereits eingetragenen Stunden der aktuellen Woche, deine heutigen Zeiten sowie deine bisher gesammelten Überstunden. Im unteren Bereich befindet sich ein Tageskalender mit deinen heute eingetragenen Zeiten.

Hinweis: Auf der rechten Seite findest du unter „Projekte“ eine kurze Übersicht zum aktuellen Projektstatus und Schnellzugriffe auf die Berichte. Dieser Bereich ist nur für Admins und Leitungen sichtbar.

Schritt 2: Klicke auf Zeit erfassen, um eine neue Zeiterfassung zu starten.

Schritt 3: In der neuen Maske kannst du Start- und Endzeit sowie die Pause manuell eintragen. Bestätige anschließend mit Speichern.

Hinweis: Kigana bietet die Möglichkeit, Arbeitszeiten mit Aufgaben oder Notizen zu verknüpfen. Diese Aufgaben müssen vorab angelegt werden. Wie das funktioniert, erfährst du im Hilfsartikel Projekte.

Abwesenheit hinzufügen

Schritt 1: Um eine Abwesenheit einzutragen, klicke auf den markierten Pfeil. Du kannst zwischen Urlaub und Krankheit wählen.

Urlaub beantragen

Schritt 1: Wähle das gewünschte Datum aus, füge bei Bedarf eine Notiz hinzu und klicke auf Speichern.

Hinweis: Beim Beantragen von Urlaub siehst du jederzeit dein aktuelles Urlaubsguthaben. Auch wenn dein Guthaben bereits aufgebraucht ist, kannst du weiterhin Urlaub beantragen – ob dies zulässig ist, hängt von der internen Regelung deiner Einrichtung ab.

Krankheit und sonstige Abwesenheiten eintragen

Schritt 1: In der Maske Abwesenheit erstellen kannst du neben einer krankheitsbedingten Abwesenheit auch eine bezahlte Abwesenheit (z. B. Fortbildung) oder eine unbezahlte Abwesenheit auswählen.

Schritt 2: Wähle das entsprechende Datum aus.

Hinweis: Bei einer eintägigen Abwesenheit kannst du zusätzlich angeben, ob es sich um einen halben oder einen ganzen Tag handelt.

Schritt 3: Optional kannst du eine Bescheinigung hochladen, die anschließend von der Leitung eingesehen werden kann. Klicke abschließend auf Speichern.