Elektronische Zeiterfassung: Was für Kitas 2026 Pflicht ist

Viele Kita-Leitungen führen die Zeiterfassung noch per Handzettel oder Excel-Tabelle. Das ist erlaubt — aber nicht mehr optional. Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 müssen alle Arbeitgeber in Deutschland die täglichen Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch dokumentieren. Auch Kita-Träger.

Leo Rousseau
8 Min. Lesezeit

In Eile? Hier ist die Kurzfassung

  • Ist Zeiterfassung Pflicht?Ja. Das BAG-Urteil 2022 gilt für alle Kita-Träger — unabhängig von der Betriebsgröße.
  • Ab wann?Jetzt. Die Grundpflicht besteht bereits, ohne Übergangsfristen.
  • Muss es elektronisch sein?Nein — Papier und Excel sind erlaubt, aber fehleranfällig und schwerer nachzuweisen.

Warum Zeiterfassung für alle Kitas Pflicht ist

Der Ursprung liegt in Europa. Der Europäische Gerichtshof entschied am 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18), dass alle EU-Mitgliedstaaten ein System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einführen müssen. Die Entscheidung betraf ursprünglich Spanien — stellte aber klar, dass objektive Arbeitszeiterfassung europaweiter Standard sein muss.

In Deutschland zog das Bundesarbeitsgericht im September 2022 nach. Mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) — dem sogenannten „Stechuhr-Urteil" — stellte das BAG fest: Arbeitgeber sind nach §3 des Arbeitsschutzgesetzes verpflichtet, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einzuführen. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob ein neues Arbeitszeiterfassungsgesetz verabschiedet wird.

Für Kitas bedeutet das: Träger und Leitungen müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten dokumentieren — einschließlich Pausen. Die Pflicht gilt für alle Beschäftigungsformen: Vollzeit, Teilzeit, geringfügig Beschäftigte.

Ab wann gilt die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung?

Die Pflicht gilt nicht erst, wenn ein neues Gesetz in Kraft tritt. Sie besteht bereits jetzt — auf Basis des BAG-Urteils von 2022 und des Arbeitsschutzgesetzes.

Ein eigenständiges Arbeitszeiterfassungsgesetz ist in Deutschland noch nicht verabschiedet. Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht Übergangsfristen je nach Betriebsgröße vor. Für kleine Kitas mit unter 10 Beschäftigten sind längere Umsetzungsfristen geplant. Die Grundpflicht zur Zeiterfassung besteht jedoch unabhängig davon bereits heute.

Wer jetzt noch keine systematische Zeiterfassung eingeführt hat, setzt sich bei einer Betriebsprüfung einem vermeidbaren Risiko aus.

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Gilt die Pflicht ab einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitenden?

Nein. Das BAG-Urteil macht keinen Unterschied nach Betriebsgröße. Die Pflicht gilt für alle Arbeitgeber — auch für kleine Kitas mit drei oder vier Beschäftigten.

Allein ArbZG §16 Abs. 2 sah bisher eine eingeschränktere Dokumentationspflicht vor: Dort war nur die Arbeitszeit über 8 Stunden täglich sowie Arbeit an Sonn- und Feiertagen zu dokumentieren. Das BAG hat diese Mindestpflicht nun auf die vollständige tägliche Arbeitszeit ausgeweitet.

Eine Freigrenze nach Mitarbeiterzahl existiert nicht. Auch ein Elterninitiativen-Verein mit fünf Erzieherinnen muss die Arbeitszeiten systematisch erfassen.

Was gilt speziell für Erzieherinnen und Erzieher im TVöD-SuE?

Für Kitas, die unter den Tarifvertrag für den Sozial- und Erziehungsdienst (TVöD-SuE) fallen, kommen eigene Regelungen hinzu. Die reguläre Wochenarbeitszeit beträgt 39 Stunden (Westdeutschland) bzw. 40 Stunden (Ostdeutschland). Überstunden und Ausgleichszeiträume sind tariflich genau geregelt.

Das macht eine präzise Zeiterfassung nicht nur rechtlich notwendig, sondern auch betrieblich wichtig. Ohne genaue Aufzeichnung lassen sich Überstunden nicht nachvollziehen — und damit nicht ausgleichen oder vergüten. Bei Streitigkeiten trägt der Arbeitgeber die Beweislast.

  • Täglicher Arbeitsbeginn und Arbeitsende
  • Pausenzeiten (Länge und Lage)
  • Überstunden und deren Ausgleichsstatus
  • Urlaubstage, Kranktage und sonstige Abwesenheiten
  • Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit (relevant für Zuschläge)

Kirchliche Träger nach KAO oder AVR unterliegen ebenfalls der allgemeinen Pflicht aus dem BAG-Urteil. Die tariflichen Besonderheiten der KAO/AVR bleiben dabei bestehen.

Welche Methoden der Zeiterfassung sind erlaubt?

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Methode vor. Erlaubt sind alle Systeme, die eine objektive, verlässliche und zugängliche Dokumentation gewährleisten.

Papierbasierte Zeiterfassung

Stundenzettel oder Unterschriftenlisten. Erlaubt, aber fehleranfällig. Bei einer Betriebsprüfung schwieriger nachzuweisen. Nicht empfehlenswert ab 5 Beschäftigten.

Excel oder Tabellenkalkulation

Einfach einzurichten, kostengünstig. Dateien können verändert oder versehentlich gelöscht werden. Für kleine Kitas kurzfristig akzeptabel — kein nachhaltiger Standard.

Digitale Zeiterfassung per App

Stempel-App, Terminal oder Kita-Software. Überstunden und Pausen werden automatisch berechnet. Revisionssicher, weniger Verwaltungsaufwand — direkt in den Dienstplan integrierbar.

Gibt es Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht?

Ja, aber nur für eine sehr enge Gruppe. ArbZG §18 Abs. 1 nimmt bestimmte Personengruppen aus — darunter leitende Angestellte, die eigenverantwortlich über ihre Arbeitszeit bestimmen können.

In Kitas kann das die Kita-Leitung betreffen, wenn sie echte leitende Funktion hat und ihre Arbeitszeit selbst einteilt. Das ist jedoch von Fall zu Fall zu prüfen. Träger sollten im Zweifelsfall eine arbeitsrechtliche Beratung hinzuziehen.

Minijobber und Teilzeitkräfte sind nicht ausgenommen. Auch wer nur 10 Stunden pro Woche arbeitet, muss seine Zeiten dokumentieren. Für alle anderen Beschäftigten — Erzieherinnen, Erzieher, Hauswirtschaftskräfte, Springer — gibt es keine Ausnahme.

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Viele Kita-Leitungen, die wir kennen, haben die Zeiterfassung jahrelang per Hand gemacht — und gemerkt, wie viel Aufwand das ist. Das Global Kids Campus in München, ein Träger mit vier Einrichtungen und 280 Kindern, hat durch die Umstellung auf Kigana über 5 Stunden pro Woche an Verwaltungsarbeit gespart.

Mit Kigana erfassen Erzieherinnen und Erzieher ihre Zeiten direkt in der App — per Smartphone, Tablet oder Browser. Die Daten fließen automatisch in den Dienstplan. Überstunden und Abwesenheiten werden ohne Mehraufwand dokumentiert. Jederzeit eine rechtssichere Übersicht, ohne ein separates System zu pflegen.

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Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der Kita

Quellen: EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18) · BAG-Urteil vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) · ArbZG §16 Abs. 2, §18 Abs. 1 · ArbSchG §3 · TVöD-SuE §6

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