Drei Standorte, eine gemeinsame Organisation

Die Ausgangssituation

Der Global Kids Campus betreut in München insgesamt rund 280 Krippen-, Kindergarten- und Hortkinder in vier Einrichtungen.mit Krippen, Kindergärtenund einem Hort Dem bilingualen Träger ist die reibungslose Kommunikation mit Eltern besonders wichtig Nicht alle sprechen Deutsch, viele Familien sind multikulturell und dadurch auch mehrsprachig.

Vor der Einführung von Kigana nutzte die Einrichtung eine spezialisierte App für die Elternkommunikation. Das Problem:
Sie war teuer, unübersichtlich und technisch einschränkend. Auch die Eltern beschwerten sich regelmäßig über die nicht intuitive Eltern-App sowie deren Ästhetik. Dateien mussten regelmäßig gelöscht werden, weil der Speicher begrenzt war. Beiträge im Elternblog waren umständlich zu erstellen, kaum individualisierbar und in der täglichen Nutzung frustrierend. Viele Mitarbeitende empfanden die App schwer bedienbar und waren frustriert. Folglich wurde weniger an die Eltern kommuniziert. 

Parallel lief die Zeiterfassung des Teams auf Papier, wurde oft vergessen und zuletzt nachträglich geschätzt.

Stundenzettel wurden gesammelt, geprüft und manuell an die Buchhaltung übergeben. Überstunden waren schwer nachzuvollziehen, Urlaubskonten nicht immer transparent. Es funktionierte, aber effizient war es nicht.

Warum Kigana?

Gesucht wurde eine neue, benutzerfreundliche App, die zugleich eine einheitliche Lösung für die Elternkommunikation, die Zeiterfassung  und das Abwesenheitsmanagement der Mitarbeitenden in einem System vereint und den Alltag nicht zugleich belastet oder unnötig verkompliziert.

Entscheidend war:

• Intuitive, selbstverständlich Bedienbarkeit für alle Mitarbeitenden
• Moderne, strukturierte und “für das Auge ansprechende” Elternkommunikation
• Digitale Zeiterfassung mit Berichtserstellung
• Stetige Transparenz für Leitung und Buchhaltung
• Und ein System mit einem Entwicklerteam, das auf Feedback eingeht

Nach der Entscheidung Kigana zu nutzen, lief die Umstellung in der Einrichtung für alle Beteiligten überraschend schnell.

Einführung & Umstellung

Die vollständige Migration erfolgte innerhalb einer Woche.

Das Team ist vergleichsweise jung und technikaffin, weswegen die Einführung unkompliziert verlief. Beim Datenimport unterstützte das Kigana-Team direkt.

Besonders positiv: Feedback aus der Praxis wurde aufgenommen und Features kurzfristig weiterentwickelt. Die Einrichtung hatte nicht das Gefühl, sich an ein starres System anpassen zu müssen, sondern ein System zu bekommen, das sich flexibel weiterentwickelt und sich den Bedürfnissen seiner Kunden dynamisch anpasst.

Konkrete Verbesserungen im Alltag

1. Elternkommunikation

Heute läuft die Kommunikation ausschließlich und zentral über den Kigana-Blog.

• Beiträge sind klar strukturiert und einfach zu erstellen
• Automatische Übersetzungen verbessern die Kommunikation und Inklusion  mehrsprachiger Familien
• Vorlesefunktion erleichtert den Zugang
• Deutlich weniger Rückfragen und Beschwerden von Eltern
• Professioneller Gesamteindruck

Gerade im bilingualen Kontext ist die automatische Übersetzung ein echter, spürbarer Mehrwert. Informationen erreichen alle Familien gleichberechtigt.

2. Zeiterfassung & Transparenz

Die papierbasierte Zeiterfassung wurde vollständig digitalisiert.

Heute profitieren Leitung und Buchhaltung von:

• Automatischen Berichten
• Warnungen bei Über- und Unterstunden
• Transparenten Urlaubskonten
• Einfacher Übergabe an die Buchhaltung

Ungenaue Papierlisten gehören der Vergangenheit an.

Die Leitung schätzt, dass allein durch die Digitalisierung von Kommunikation und Zeiterfassung rund 5 Stunden Verwaltungsaufwand pro Woche eingespart werden.

3. Wirtschaftlicher Effekt

Neben der organisatorischen Verbesserung brachte die Umstellung auch eine deutliche Kostensenkung.

Im Vergleich zum vorherigen System konnte der Träger seine monatlichen Softwarekosten bei gleichzeitig erweitertem Funktionsumfang um rund 70% reduzieren.

Was sich wirklich verändert hat

Der größte Unterschied geht über die Technik hinaus und zeigt sich deutlich im täglichen Arbeiten durch Struktur, Vertrauen und Entlastung.

„Früher hatten wir das Gefühl, dem System hinterherzulaufen und nicht wirklich zu vertrauen. Heute unterstützt es uns. Wir arbeiten strukturierter, transparenter und entspannter.“

Die Leitung beschreibt vor allem drei Veränderungen:

• Mehr Klarheit im Alltag
• Weniger operative Reibung

Mehr Zeit für pädagogische Arbeit

Fazit

Für den Global Kids Campus war die Entscheidung für Kigana mehr als ein Systemwechsel.

Es war der Schritt von einer teuren Einzel-App und papierbasierten Prozessen zu einer integrierten Plattform, die Kommunikation, Zeiterfassung und Organisation zusammenführt. Und genau das war entscheidend.

“Ich hätte niemals gedacht, dass eine bloße App unsere Arbeit so positiv beeinflussen kann. Eltern, Team und Leitungen sind zufrieden. Ich bin es auch.” - Träger