Die Vorlage ist sofort einsatzbereit. Keine E-Mail-Adresse nötig.
Kita Dienstplan Vorlage: kostenlos herunterladen und sofort nutzen
Den Kita-Dienstplan jeden Monat neu von Hand aufzubauen kostet Zeit, die du für anderes brauchst. Diese Vorlage gibt dir eine fertige Grundlage — mit eingebautem Personalschlüssel, Urlaubsverwaltung und automatischer Stundensumme. Einfach herunterladen, Daten eintragen, fertig.
Leo RousseauIn Eile? Hier ist die Kurzfassung
Was ein guter Kita-Dienstplan enthalten muss
Viele selbstgebastelte Dienstpläne erfassen die Arbeitszeiten — aber lassen wichtige Punkte aus, die bei einer Betriebsprüfung oder einer TVöD-Prüfung relevant werden.
Arbeitszeiten pro Person
Beginn und Ende jedes Arbeitstags, aufgeteilt nach Früh-, Mittel- und Spätdienst. Auch geringfügig Beschäftigte und Springer gehören in den Plan.
Pausen, Urlaub und Fehlzeiten
Pausenzeiten müssen seit dem BAG-Urteil 2022 dokumentiert werden. Urlaub (U), Krank (K) und Feiertage sind klar gekennzeichnet — damit auf einen Blick erkennbar ist, wer tatsächlich anwesend ist.
Überstunden und Personalschlüssel
Die Excel-Vorlage berechnet automatisch, ob Soll- und Ist-Stunden übereinstimmen. Eine eigene Zeile zur täglichen Prüfung des Betreuungsschlüssels zeigt, ob die Besetzung ausreicht.
So füllst du die Vorlage aus — Schritt für Schritt
Die Excel-Vorlage ist so aufgebaut, dass du in wenigen Minuten einen vollständigen Monatsplan hast.
- Mitarbeiterdaten eintragen: Name, Stellenumfang und Wochenarbeitszeit laut Vertrag.
- Monat und Jahr auswählen: Wochentage und Datumsangaben werden automatisch befüllt.
- Dienste eintragen: Arbeitsbeginn und Arbeitsende pro Tag, mit Früh-, Mittel- und Spätdienst.
- Abwesenheiten kennzeichnen: U für Urlaub, K für Krank, FB für Fortbildung. Die Stundensumme passt sich an.
- Personalschlüssel prüfen: Anzahl anwesender Kinder eintragen, Formel zeigt ob Betreuungsschlüssel eingehalten wird.
- Freigeben und teilen: Ausdrucken oder digital im Team teilen.
Die häufigsten Fehler beim Kita-Dienstplan — und wie du sie vermeidest
Wenn der Dienstplan-Aufwand zu groß wird: Kigana
Die Vorlage hilft — aber wenn du jeden Monat dieselben Korrekturen machst, Urlaubsanträge per E-Mail bearbeitest und den Personalschlüssel manuell nachzählst, lohnt sich ein Blick auf eine digitale Lösung.
Mit Kigana dauert der Monatsdienstplan weniger als 30 Minuten. Urlaubsanträge kommen direkt in die App. Der Personalschlüssel wird automatisch berechnet. Und die Daten fließen direkt in die Zeiterfassung — kein doppelter Aufwand.
Häufige Fragen zum Kita-Dienstplan
Dienstplan ohne Mehraufwand — jeden Monat
Keine Kreditkarte. Kein Vertrag im ersten Schritt. Nur Kigana, wie es in deiner Kita funktioniert.