Zeiterfassung in der App

Für die tägliche Zeiterfassung empfiehlt sich die Kigana App. Jedes Teammitglied hat ein eigenes Profil und kann dort Arbeitszeiten schnell und übersichtlich einsehen und erfassen.

Schritt 1: Um zur Zeiterfassung zu gelangen, klicke entweder in der Navigationsleiste oder im Hauptmenü auf „Zeiten“.

Hinweis: Hier siehst du eine Übersicht über die laut deinem Vertrag erwarteten Arbeitszeiten und die bereits erfassten Zeiten.

Schritt 2: Tippe auf das Plus-Symbol, um eine neue Zeiterfassung zu starten.

Schritt 3: Du hast drei Möglichkeiten zur Auswahl:

Timer

Schritt 1: Starte den Timer zu Beginn deiner Schicht und beende ihn am Ende, indem du auf das Stopp-Symbol (Viereck) tippst. Die Zeit wird automatisch in deinem Account gespeichert und gutgeschrieben.

Wichtig: Das Kreuz löscht den Timer und keine Zeit wird gespeichert.

Manuelle Zeiteintragung

Schritt 1: Trage deine Start- und Endzeit manuell ein. Standardmäßig erfolgt die Zeiteingabe über die Drehzeigeruhr. Wähle zuerst die Stunde und anschließend die Minute aus. Möchtest du die Eingabeart ändern, klicke auf den rot markierten Bereich.

Hinweis: Bei der Eingabe über die Analoguhr muss der Textcursor am Ende der Zeit stehen. Nur dann kannst du die bereits eingetragene Zeit löschen. Das aktuell ausgewählte Zeitfeld ist grau hinterlegt. Das andere Zeitfeld wird blau angezeigt. So siehst du jederzeit, ob du gerade die Stunden oder Minuten auswählst.

Schritt 2: Falls Aufgabenbereiche in Kigana hinterlegt sind, kannst du diese direkt mit der Zeiterfassung verknüpfen. Klicke dafür auf „Aufgabe auswählen“. Dort siehst du alle verfügbaren Aufgabenbereiche.

Hinweis: Hast du an einem Tag mehrere unterschiedliche Aufgabenbereiche erledigt? Füge einfach eine weitere Arbeitszeit hinzu und wähle den entsprechenden Aufgabenbereich aus. Achte dabei darauf, dass Pausen innerhalb der Arbeitszeit liegen und sich einzelne Zeiteinträge nicht überschneiden – das verhindert Fehler bei der Berechnung.

Schritt 3: Trage deine Pausen ein. Die Eingabe funktioniert genauso wie bei deinen Arbeitszeiten..

Hinweis: Achte darauf, dass deine Pause innerhalb der erfassten Arbeitszeit liegt. Pausen am Ende oder außerhalb der Arbeitszeit führen zu einer Fehlermeldung. Das gilt auch für zu kurze Pausen, zum Beispiel 0 Minuten. In diesen Fällen kann die Zeit nicht gespeichert werden.

Abwesenheit eintragen

Schritt 1: Wähle den Grund deiner Abwesenheit aus. Du hast folgende Möglichkeiten: Urlaub, Krankheit, Bezahlte Abwesenheit (z. B. Fortbildung) oder Unbezahlte Abwesenheit.

Hinweis: Bei Urlaub, Krankheit und bezahlter Abwesenheit werden die Stunden für den betreffenden Tag automatisch mit den geplanten Stunden eingetragen. Die unbezahlte Abwesenheit dient der Leitung als Information, wird jedoch als Minusstunden gewertet.

Schritt 2: Lege das Datum fest, indem du auf das Startdatum und anschließend auf das Enddatum tippst.

Schritt 3: Überprüfe die Anzahl der Fehltage und das gewählte Datum. Wenn alles korrekt ist, tippe auf Speichern und anschließend auf Weiter.

Schritt 4: Optional kannst du hier Dokumente hochladen, z. B. eine Krankmeldung.

Schritt 5: Überprüfe deine Abwesenheit ein letztes Mal und tippe auf Abwesenheit erstellen, um den Vorgang abzuschließen.

Zeiterfassung prüfen

Schritt 1: In Kigana hast du jederzeit die Möglichkeit, deine Zeiterfassung im Blick zu behalten. Tippe auf das Kreisdiagramm, um eine Schnellübersicht zu erhalten. Dort siehst du dein gesamtes Überstundenkonto, deine verfügbaren Urlaubstage für das laufende Jahr sowie deine bereits gemeldeten Krankheitstage.

Schritt 2: Wenn du die entsprechende Rolle und Berechtigung hast, kannst du die Zeiten deiner Mitarbeitenden einsehen. Klicke dafür auf das Profilbild und wähle die gewünschte Person aus.

Vertrag und Profilinformationen

Schritt 1: Deine wichtigsten Vertragsdaten und Profilinformationen findest du, indem du auf das Zahnrad-Symbol tippst.

Kalenderübersicht

Schritt 1: Um eine Übersicht über deine eingetragenen Zeiten zu erhalten, klappe den Kalender auf, indem du den markierten Bereich nach unten wischst. Der gesamte Monat wird angezeigt – du kannst zwischen den Monaten scrollen und auf einen bestimmten Tag tippen, um direkt zu diesem Tag zu springen.

Hinweis: In der Monatsübersicht werden eingetragene Zeiten grün und Abwesenheiten rot oder orange dargestellt.