Mehr Überblick im Alltag eines Kinderladens

Die Ausgangssituation

Der Kinderladen Wolkenreise e.V. ist eine klassische Berliner Elterninitiative mit zwei Gruppen und rund 18 Kindern. Wie in vielen Elterninitiativen engagieren sich die Eltern aktiv, denn Community-Stunden sind fester Bestandteil des Konzepts.

Der Vorstand war gut organisiert, aber stark abhängig von unübersichtlichen Excel-Tabellen.

• Überstunden der Mitarbeitenden wurden manuell gepflegt
• Urlaubsstände mussten regelmäßig abgeglichen werden
• Elternstunden wurden in separaten Tabellen dokumentiert
• Primär wurden E-Mails zur Kommunikation benutzt

Es funktionierte nur solange jemand die Tabellen konsequent pflegte.

Der Überblick lag stark beim Vorstand. Transparenz für alle Beteiligten war schwer herzustellen, ohne regelmäßig Dateien zu verschicken oder zu aktualisieren.

Der Wendepunkt

Eine Vorstandsvorsitzende brachte das Thema Digitalisierung auf den Tisch.

Ziel war nicht „mehr Technik“, sondern:

• weniger Tabellen
• klare Zuständigkeiten
• transparente Elternarbeit
• und eine Lösung, die sowohl Mitarbeitende als auch Eltern nutzen können

Entscheidend war das flexible Rollensystem:Jeder kann nur das einsehen, was er sehen soll.

Keine offenen Tabellen. Keine versehentlichen Änderungen. Keine Versionskonflikte.

Einführung & Umstellung

Die Einführung sollte etappenweise vorgenommen werden und dauerte wenige Wochen.

Das Kigana-Team war in der Einrichtung vor Ort, um dem Vorstand die App noch näher zu bringen und gemeinsam die Rollenstruktur aufzusetzen.

Techaffine Mitarbeitende fanden sich mit Kigana mühelos zurecht. Unerfahrenere waren zunächst skeptisch, insbesondere gegenüber der digitalen Zeiterfassung.Doch nach kurzer Zeit wurde klar:

• Timer starten
• Arbeit erledigen
• Überblick behalten

Einfacher als erwartet.

Was sich konkret verändert hat

1. Zeiterfassung & Urlaubsplanung

Die papier- und tabellenbasierte Erfassung wurde durch eine digitale Lösung ersetzt.

Heute profitieren der Vorstand und das Team von:

• Transparenter Übersicht über die Stundenkonten der Mitarbeitenden
• Klare Urlaubskonten
• Keine händische Berechnung, keine Fehler durch Menschen
• Automatische Auswertungen

Der administrative Aufwand hat sich spürbar reduziert.

2. Elternarbeit strukturiert organisieren

Ein zentraler Bestandteil der Initiative sind Community-Stunden.

Mit Kigana können u.A.:

• Projekte für Elternarbeit angelegt werden
• Stunden direkt erfasst werden
• Rollen individuell vergeben werden
• Zuständigkeiten klar definiert werden

Die laufende Evaluation zeigt bereits: Die Dokumentation ist einfacher, transparenter und für alle nachvollziehbar.

3. Kommunikation ohne Tabellen

Auch die interne Kommunikation wurde klarer strukturiert. Statt E-Mail-Verteiler und Anhängen läuft die Kommunikation nun zentral über die App. Kein Suchen nach der aktuellen Version.Kein Nachfragen, wer welche Stunden noch offen hat.

Was wirklich zählt

„Wir sind zwar ein kleiner Kinderladen, legen aber großen Wert auf professionelle Arbeit.“

Der größte Unterschied liegt im Gefühl:

• Mehr Übersicht
• Weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen
• Klare Rollen, höchste Sicherheit
• Struktur in der Zusammenarbeit zwischen Eltern und Mitarbeitenden
• Klare Trennung von Arbeit - Einrichtung und Familienleben

Und vor allem:Ein System, das zur Größe der Einrichtung passt – ohne kompliziert zu sein.

Fazit

Für den Kinderladen Wolkenreise e.V. war Kigana kein großer Digitalisierungsprozess ,sondern eine pragmatische Lösung für reale Alltagsprobleme: weniger Excel, mehr Transparenz, klare Zusammenarbeit. Und genau das war das Ziel.