Mit Aufgaben und Arbeitsbereichen ordnest du Arbeitszeit einzelnen Aufgaben mit Sollstunden zu und vergleichst pro Person die geplanten mit den tatsächlichen Stunden. So bildest du interne Abläufe – etwa Elternarbeit, Projekte oder Gemeinschaftsstunden – direkt in der Zeiterfassung ab.
Hinweis: Die Erstellung von Arbeitsbereichen und Aufgaben erfolgt ausschließlich in der Web-Version. Die Zeiterfassung innerhalb dieser Arbeitsbereiche kann anschließend sowohl in der Web-Version als auch in der App durchgeführt werden.
Was ist ein Arbeitsbereich?
Ein Arbeitsbereich hilft dabei, Arbeitszeiten nach Zweck zu strukturieren. Er wird genutzt, um Zeiten gemeinsam auszuwerten, mit einem Stundenziel zu vergleichen und einzelnen Personen zuzuordnen.
Typische Beispiele für Arbeitsbereiche: Elternarbeit und Gemeinschaftsstunden, interne Aufgaben von Teammitgliedern oder Sonderaktionen wie ein Sommerfest oder eine Renovierung.
Was passiert mit erfassten Zeiten? Zeiten können frei oder einem Arbeitsbereich zugeordnet werden. Innerhalb eines Arbeitsbereichs lassen sich Aufgaben definieren, Stundenziele festlegen und Zeiten pro Person auswerten.
Wichtig zu wissen: Arbeitsbereiche blockieren keine Zeiterfassung. Stundenziele dienen der Übersicht, nicht der Kontrolle. Eine Einrichtung kann beliebig viele Arbeitsbereiche anlegen.
Gültigkeit: Die Gültigkeit legt fest, in welchem Zeitraum Zeiten einem Arbeitsbereich zugeordnet werden können, zum Beispiel ein Kalenderjahr für die Elternarbeit.
Arbeitsbereich und Aufgaben erstellen
Schritt 1: Gehe in der Hauptnavigation auf Aufgaben.
Schritt 2: Um einen neuen Arbeitsbereich zu erstellen, klicke auf Hinzufügen.
Schritt 3: Vergib im Schritt Arbeitsbereich-Details einen Namen und eine Beschreibung. Lege außerdem den Gültigkeitstyp und den Gültigkeitszeitraum fest.
Schritt 4: Weise im Schritt Personenzuweisung die gewünschten Personen zu und klicke auf Weiter.
Hinweis: Personen müssen über einen aktiven Account in Kigana verfügen, um einem Arbeitsbereich zugewiesen werden zu können.
Schritt 5: Lege ein Stundenziel fest und klicke auf Weiter.
Hinweis: Nicht jeder Arbeitsbereich benötigt ein Stundenziel. Wird ein Limit gesetzt, kannst du festlegen, ob es pro Person gilt oder als gemeinsames Ziel für alle Zugewiesenen. Das dient vor allem dem Überblick über das verfügbare Stundenbudget.
Schritt 6: Im Schritt Aufgaben legst du die Aufgaben des Arbeitsbereichs an. Klicke auf Aufgabe hinzufügen, um eine neue Aufgabe zu erstellen. Es können beliebig viele Aufgaben erstellt werden.
Schritt 7: Wenn alle Aufgaben und deren Beschreibungen vollständig sind, klicke auf Weiter.
Schritt 8: Sind alle Angaben korrekt, klicke auf Abschließen, um den Arbeitsbereich zu erstellen.
Arbeitsbereich bearbeiten
Schritt 1: Klicke auf den Arbeitsbereich, den du bearbeiten möchtest.
Schritt 2: Klicke auf den rot markierten Bereich und wähle Bearbeiten.
Schritt 3: Du durchläufst erneut alle Schritte der Erstellung und kannst die gewünschten Änderungen vornehmen.
Zeiterfassung mit Arbeitsbereichen
Der Aufbau ist in der App und der Web-Version identisch. Bei der Zeiterfassung kannst du nun zusätzlich eine Aufgabe aus einem Arbeitsbereich auswählen. Eine ausführliche Anleitung zur allgemeinen Zeiterfassung findest du im Artikel Zeiterfassung.
Schritt 1: Gehe zur Zeiterfassung.
Schritt 2: Klicke auf Zeit erfassen.
Schritt 3: Klicke auf Aufgaben und wähle die entsprechende Aufgabe aus.
Schritt 4: Trage deine Arbeitszeit wie gewohnt ein und überprüfe deine Angaben vor dem Speichern.
Hinweis: Kigana unterstützt auch die Möglichkeit, dass Eltern Zeiten für zugewiesene Aufgaben erfassen. Das hilft, die Elternmitarbeit zu koordinieren und den Überblick zu behalten, welche Aufgaben bereits erledigt wurden.
Eltern in Projekte einbinden
Du kannst auch Eltern in Projekte einladen und aktiv an der Organisation deiner Einrichtung beteiligen. Weise dazu einem Arbeitsbereich die gewünschten Eltern zu.
Zugewiesene Eltern erfassen ihre Zeiten anschließend selbst in der Kigana Eltern-App. Wie das aus Elternsicht funktioniert, liest du im Artikel „Als Elternteil Zeiten erfassen".