Mitarbeiterverträge erstellen und bearbeiten
Die Mitarbeiterverträge sind ein zentraler Bestandteil von Kigana und sollten von Beginn an richtig eingerichtet sein. Sie bilden die Grundlage, auf der das System den Urlaubsanspruch, Überstunden und die Schichtplanung berechnet. Sind die Verträge fehlerhaft eingestellt, führt das zu falschen Berechnungen.
Hinweis: Falls dir im Laufe der Zeit auffällt, dass ein Vertrag falsch eingestellt wurde, wende dich an unseren Kundensupport. Wir helfen dir dabei, die Zeiten im Nachgang zu korrigieren.
Arbeitsvertrag erstellen oder bearbeiten
Schritt 1: Gehe im Hauptmenü auf Team und klicke auf das gewünschte Teammitglied.
Schritt 2: Klicke im Tab auf Verträge.
Schritt 3: Klicke auf Vertrag hinzufügen, um mit der Vertragserstellung zu beginnen.
Schritt 4: Fülle alle relevanten Felder aus. Wenn du zu einer Option eine Erklärung benötigst, klicke auf das Fragezeichen-Symbol, dort sind alle Auswahlmöglichkeiten detailliert beschrieben.
Schritt 5: Sobald alle Felder ausgefüllt sind, kannst du den Urlaubsanspruch bei Bedarf manuell anpassen. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn der Vertrag während des laufenden Jahres erstellt wird und bereits Urlaubstage genommen wurden oder ein Übertrag aus dem Vorjahr berücksichtigt werden soll.
Schritt 6: Überprüfe abschließend alle Angaben auf Richtigkeit und klicke auf Abschließen, um den Vertrag zu speichern.
Vertragsarten
Jeder Mitarbeitervertrag ist entweder unbefristet oder befristet:
- Unbefristet – Der Vertrag hat kein Enddatum und bleibt aktiv, bis er manuell beendet wird.
- Befristet – Der Vertrag hat ein festgelegtes Enddatum, nach dem er automatisch endet.
Verwaltung aktiver Verträge
Soll ein unbefristeter Vertrag beendet werden, z.B. bei einem Rollenwechsel oder geänderten Konditionen, kann dieser manuell durch das Festlegen eines Enddatums geschlossen werden.
Mehrere Verträge
Du kannst für dasselbe Teammitglied im Laufe der Zeit mehrere Verträge anlegen.
Wichtig: Verträge dürfen sich zeitlich nicht überschneiden. Jeder Vertrag definiert einen klaren Gültigkeitszeitraum, der festlegt, welche Konditionen, wie z. B. der Urlaubsanspruch, zu einem bestimmten Zeitpunkt gelten.
Urlaubsanspruch
Jährliche Urlaubstage (im Vertrag definiert)
Jeder Vertrag legt einen jährlichen Urlaubsanspruch fest (z. B. 30 Tage pro volles Jahr). Ist der Vertrag weniger als 12 Monate gültig, wird der Anspruch automatisch anteilig berechnet.
Urlaubszuteilungen (pro Jahr generiert)
Zu Beginn jedes Kalenderjahres teilt das System die Urlaubstage aus dem aktiven Vertrag zu. Die anteiligen Zuteilungen für das aktuelle Jahr kannst du bereits in der Vorschau einsehen, bevor du den Vertrag speicherst.
Übertrag & Verfall
Nicht genutzter Urlaub aus dem Vorjahr wird automatisch übertragen. Alle übertragenen Tage verfallen am 31. März des neuen Jahres.
Manuelle Anpassungen
Du kannst jederzeit Urlaubstage hinzufügen oder abziehen, etwa für Korrekturen, Boni oder unbezahlten Urlaub. Diese Anpassungen wirken sich unmittelbar auf das Urlaubsguthaben des Teammitglieds aus.
Urlaubsguthaben
Das Urlaubsguthaben zeigt den gesamten verfügbaren Urlaub und setzt sich zusammen aus: Vertragszuteilungen, Übertrag aus dem Vorjahr, manuellen Anpassungen sowie bereits beantragten Urlaubstagen.
Arbeitsstunden
Stunden pro Woche:
Die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit pro Woche (z. B. 40 Stunden).
Reguläre Arbeitstage pro Woche
Die Anzahl der regulären Arbeitstage pro Woche (z. B. 5). Dieser Wert wird zur Berechnung von Tagesdurchschnitten und anteiligen Ansprüchen verwendet.
Durchschnittliche Arbeitsstunden pro Tag
Wird automatisch berechnet nach der Formel:
Stunden pro Woche ÷ Reguläre Arbeitstage pro Woche
Dieser Wert fließt in die anteilige Berechnung von Urlaub, Abwesenheiten und Überstunden ein.