Von Papierprozessen zu einer gemeinsamen digitalen Personalorganisation

Die Ausgangssituation

Bei Lernbrücke e.V. liefen viele Prozesse rund um Personal und Arbeitszeiten vollständig auf Papier. Mit 75 Mitarbeitenden an drei Standorten bedeutete das viel manuellen Aufwand. Besonders die Vorbereitung für das Lohnbüro war kompliziert und zeitintensiv. Hinzu kam eine Personalstruktur, die viel Flexibilität verlangt.

Der Verein arbeitet mit vielen Studierenden. Beschäftigungszeiträume, Arbeitsstunden und Verträge ändern sich deshalb regelmäßig. Manche Mitarbeitende verlassen den Verein für einen bestimmten Zeitraum und kehren später zurück. Auch das musste sauber dokumentiert und nachvollziehbar bleiben. Zusätzlich spielen Lohnfortzahlungen, Freibeträge und Pauschalen für Vorstände eine Rolle.

Ein starres Standardsystem konnte diese Anforderungen nur schwer abbilden.

Warum Kigana?

Gesucht wurde eine Möglichkeit, die internen Prozesse zu digitalisieren und die Zusammenarbeit mit dem Lohnbüro zu vereinfachen.

Entscheidend war:

• Digitale Zeiterfassung für alle Mitarbeitenden
• Übersichtliche Dienstplanung
• Flexible Anpassung von Beschäftigungsverhältnissen
• Archivierung und spätere Reaktivierung von Mitarbeitenden
• Berichte für die Zusammenarbeit mit dem Lohnbüro
• Berücksichtigung von Lohnfortzahlungen und Freibeträgen
• Abbildung von Pauschalen für Vorstände
• Ein gemeinsamer Kalender für wichtige Termine und Sitzungen

Besonders wichtig war die Flexibilität.

Lernbrücke e.V. sollte seine bestehenden Abläufe nicht an Kigana anpassen müssen. Kigana sollte die tatsächlichen Strukturen des Vereins abbilden.

Einführung & Umstellung

Die vollständige Einführung dauerte rund drei Monate.

In dieser Zeit wurden die Anforderungen gemeinsam aufgenommen und individuelle Anpassungen für den Verein entwickelt.

Parallel wurde das gesamte Team mit 75 Mitarbeitenden in Kigana eingerichtet.

Da vorher kaum digitale Prozesse vorhanden waren, wurde die Einführung eng begleitet.

Insgesamt fanden drei Trainings mit den Mitarbeitenden statt. Dabei wurden die wichtigsten Abläufe gemeinsam durchgegangen und offene Fragen geklärt.

So konnte das Team Schritt für Schritt von Papier auf Kigana umsteigen.

Konkrete Verbesserungen im Alltag

1. Zeiterfassung & Lohnvorbereitung

Arbeitszeiten werden heute zentral in Kigana erfasst. Leitungen und Vorstand erhalten eine klare Übersicht über die geleisteten Stunden. Papierlisten müssen nicht mehr manuell zusammengetragen werden.

Zusätzlich nutzt Lernbrücke e.V. die Zeitfreigaben in Kigana. Leitungen können die erfassten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden wöchentlich prüfen und übersichtlich freigeben. Auch die benötigten Berichte wurden an die Anforderungen des Vereins angepasst.

Lohnfortzahlungen und weitere relevante Angaben können dadurch besser für die Zusammenarbeit mit dem Lohnbüro vorbereitet werden.

2. Flexible Personalorganisation

Beschäftigungsverhältnisse verändern sich bei Lernbrücke e.V. regelmäßig. Verträge und Arbeitszeiten können entsprechend angepasst werden. Das ist besonders bei Studierenden und zeitlich begrenzten Beschäftigungen wichtig. Verlässt eine Person den Verein vorübergehend, kann sie archiviert werden. Kehrt sie später zurück, bleiben die bestehenden Informationen nachvollziehbar und können wieder genutzt werden.

Auch besondere Anforderungen wie Freibeträge oder Pauschalen für Vorstände lassen sich in den Prozessen berücksichtigen.

3. Dienstplanung & gemeinsamer Kalender

Auch die Dienstplanung läuft heute zentral über Kigana. Leitungen können Einsätze organisieren und Mitarbeitende sehen die für sie relevanten Informationen an einem Ort. Zusätzlich nutzt der Verein einen gemeinsamen Kalender für Sitzungen und wichtige Termine. Dadurch werden Termine seltener übersehen und Informationen müssen nicht mehr über verschiedene Wege weitergegeben werden.

Was sich wirklich verändert hat

Ursprünglich wollte Lernbrücke e.V. vor allem die internen Prozesse digitalisieren und die Zusammenarbeit mit dem Lohnbüro vereinfachen. Im Alltag zeigte sich jedoch schnell, dass die Veränderung darüber hinausgeht. Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten einfacher. Leitungen erhalten schneller einen Überblick. Der Vorstand kann auf die benötigten Informationen zentral zugreifen.

Vor allem die individuellen Anpassungen machen den Unterschied. Der Verein muss seine gewachsenen Abläufe nicht an ein starres System anpassen.

Kigana bildet die Personalstruktur so ab, wie sie tatsächlich funktioniert.

• Weniger Papier und manuelle Abstimmung
• Mehr Übersicht über Arbeitszeiten (durch Zeitfreigaben)
• Einfachere Vorbereitung für das Lohnbüro
• Flexiblere Verwaltung wechselnder Beschäftigungen
• Zentrale Dienstplanung und Termine
• Schnellere interne Abläufe

Fazit

Für Lernbrücke e.V. war die Einführung von Kigana mehr als die Digitalisierung der Zeiterfassung.

Es war der Schritt von papierbasierten Einzelprozessen zu einer gemeinsamen Personalorganisation für Mitarbeitende, Leitungen und Vorstand. Entscheidend war dabei die Flexibilität. Studierende, wechselnde Beschäftigungszeiträume, Lohnfortzahlungen, Freibeträge und Vorstandspauschalen stellen besondere Anforderungen an den Verein.

Mit Kigana können diese Abläufe zentral und passend zur eigenen Struktur organisiert werden.

“Wir hatten nicht erwartet, wie genau sich unsere bestehenden Abläufe digital abbilden lassen. Heute haben wir deutlich mehr Übersicht und können intern einfacher zusammenarbeiten..” - Buchhaltung